Qualche anno fa usciva su Forbes un articolo sulle tecniche dei grandi manager per essere più produttivi. Tra metodi più o meno impegnativi, si può riassumere che alla base c’è principalmente un’ottima capacità di gestire il proprio tempo, quello che tradotto nel linguaggio dei recruiter si chiama “time management”.

In questo articolo si vedrà nel dettaglio perché il time management è un’abilità così richiesta nel mondo del lavoro e come metterla in pratica attraverso alcune tecniche collaudate.

Perché tutti parlano di time management

Il time management è un insieme di strategie e tecniche volte a ottimizzare il tempo disponibile per massimizzare l'efficienza e la produttività nelle attività quotidiane. In un mondo sempre più frenetico e competitivo come quello odierno, dove le richieste lavorative e personali si sovrappongono costantemente, il controllo del proprio tempo diventa cruciale per mantenere un equilibrio sano tra lavoro, famiglia, svago e autorealizzazione.

Consiste dunque nell'abilità di pianificare, prioritizzare e svolgere in successione le attività in modo tale da usufruire di non pochi vantaggi. Sul fronte professionale, permette di rispettare le scadenze, di completare i compiti assegnati in modo tempestivo e di mantenere alta la qualità del lavoro svolto. Ciò si traduce in un miglioramento delle performance individuali e, di conseguenza, della propria carriera. Sul piano personale, una buona gestione del tempo consente di dedicare spazio alle attività ricreative, al tempo libero e alle relazioni interpersonali, contribuendo così al benessere psicofisico complessivo.

 Le principali tecniche di time management

Nel contesto del time management, sono stati sviluppati diversi approcci e tecniche per aiutare le persone a ottimizzare il proprio utilizzo del tempo. Una delle tecniche più rinomate è la suddivisione del lavoro in blocchi di tempo definiti, come illustrato dalla tecnica del Pomodoro. Questa strategia prevede di lavorare su una singola attività per un periodo di tempo prestabilito, solitamente 25 minuti, seguito da una breve pausa di 5 minuti. Il ciclo viene ripetuto più volte durante la giornata, garantendo periodi concentrati di lavoro alternati a momenti di recupero e rilassamento.

Questo è strettamente collegato al fatto che nel corso della giornata è fondamentale includere delle pause regolari per rilassarsi e ricaricare le energie. Anche se potrebbe sembrare controintuitivo interrompere il lavoro per un breve periodo, le pause permettono al cervello di riprendersi, riducendo l'affaticamento e migliorando la concentrazione e la produttività complessiva. Utilizzare questo tempo per fare una breve passeggiata, praticare esercizi di mobilitazione o, se si fuma, prendersi una pausa sigaretta, meglio se alternativa alla tradizionale come proposto da Pulze, può fare una grande differenza nel mantenere alti i livelli di performance durante l'intera giornata lavorativa.

Un'altra pratica comune e molto utile è la pianificazione giornaliera o settimanale delle attività, preferibilmente la sera prima o all'inizio della settimana. Questo permette di avere una visione chiara degli impegni imminenti e di assegnare tempi specifici a ciascuna attività in base alla loro priorità e urgenza. Inoltre, c’è da dire che tenere un elenco delle attività da svolgere aiuta a mantenere il focus e a evitare di disperdere il tempo su compiti meno importanti.